Рахунок у Word чи Excel: коли шаблону достатньо, а коли ні

Коли рахунку з Word або Excel достатньо

Закон не визначає, у якій програмі потрібно складати рахунок. Затвердженої форми рахунку немає, тому його можна зробити у Word, в Excel або навіть від руки. Важливий зміст документа, а не інструмент. На рахунку мають бути реквізити обох сторін, номер і дата, перелік товарів чи послуг, кількість, ціна та сума до оплати.

Шаблону у Word або Excel зазвичай достатньо, якщо:

• ви ФОП на єдиному податку і не є платником ПДВ,

• виставляєте лише кілька рахунків на місяць, переважно постійним клієнтам,

• працюєте самі й не ділитеся файлом з колегами,

• вам не потрібно постійно стежити за оплатами чи передавати дані бухгалтеру в електронному вигляді.

Рахунок, акт і податкова накладна: що з чим не плутати

Рахунок сам по собі зазвичай лише пропозиція оплатити товар чи послугу. Податкова служба, як правило, не вважає його первинним документом, тобто документом, що підтверджує господарську операцію. Факт надання послуги чи передачі товару підтверджують акт виконаних робіт (наданих послуг) або видаткова накладна.

Рахунок може мати силу первинного документа, якщо містить усі його обов'язкові реквізити, а договір прямо передбачає, що він підтверджує надання послуг. Простіше й надійніше мати поруч із рахунком акт або накладну.

На що звернути увагу у Word та Excel

Офісна програма нічого не перевіряє за вас. Усе доводиться контролювати самостійно, і саме тут виникають помилки.

Нумерація рахунків

Кожен рахунок повинен мати унікальний номер, а номери мають іти по порядку. Під час копіювання шаблону легко дати двом рахункам однаковий номер або пропустити один.

Зміни у вже надісланому рахунку

Виставлений рахунок не варто просто перезаписувати. Якщо ви змінили файл Excel після надсилання і зберегли під тією ж назвою, уже не видно, що саме отримав клієнт. Помилку виправляйте новим документом, а не редагуванням старого файлу.

Розрахунки

Ручні формули помиляються непомітно. Формула не враховує новий рядок, неправильно округлює суму або в шаблоні лишається стара ставка. У результаті клієнт отримує рахунок на неправильну суму.

Зберігання

Документи, пов'язані з обчисленням податків, потрібно зберігати не менше 1095 днів з дня подання звітності, для якої вони використовувалися. Для файлів на комп'ютері це означає регулярні резервні копії, однакові назви файлів і впевненість, що ви знайдете й відкриєте документ через роки.

Коли час переходити на програму для рахунків

Перехід вигідний, коли шаблон забирає більше часу, ніж заощаджує. Типові сигнали:

• Ви стаєте платником ПДВ. Тоді до рахунків додаються податкові накладні, які реєструються в електронному реєстрі.

• Рахунків стає дедалі більше. Заповнення, перевірка номерів і збереження займають години щомісяця.

• Рахунки виставляють кілька людей. Спільний файл означає ризик, що двоє використають той самий номер.

• Ви повторюєте однакові рахунки. Щомісячну абонплату в програмі налаштовують один раз.

• Бухгалтер хоче дані, а не PDF. Ручне перенесення рахунків коштує часу й грошей.

• Ви втрачаєте контроль над оплатами. Без пошуку не зрозуміло, хто ще не заплатив.

• Ви працюєте з іноземними клієнтами. Інша валюта та вимоги до інвойсів підвищують ризик помилки.

Що дає програма для рахунків і скільки вона коштує

Порівняно із шаблоном програма має кілька практичних переваг:

• автоматична нумерація без повторів і пропусків,

• збережені дані клієнтів, які не потрібно вводити знову,

• автоматичний підрахунок сум і податків,

• огляд оплачених і неоплачених рахунків,

• експорт даних для бухгалтера замість ручного перенесення,

• архів усіх документів в одному місці.

Недоліків здебільшого два. Програма зазвичай має щорічну плату, а ваші дані зберігаються в постачальника, тож перевірте, як їх можна експортувати. Якщо ви платник ПДВ, з'ясуйте також, як програма працює з податковими накладними.