Кінець виставлення рахунків в Excel: як перейти на онлайн-інструмент
Чому варто змінювати Excel на онлайн-рахункування
Головна різниця не в тому, як виглядає рахунок, а в тому, що софт робить за вас автоматично. Онлайн-рахункування стежить за номерним рядом, надсилає рахунки електронною поштою, веде облік платежів, генерує повторні рахунки та авансові платежі і зберігає історію в одному місці, доступному з будь-якої точки. Excel, в свою чергу, вимагає, щоб ви все контролювали самі — і кожна ручна операція може стати нагодою для помилки.
Що підготувати перед переходом
Добре підготовлена міграція займе годину, погано підготовлена — кілька днів скарг. Перед тим як почати імпорт, пройдіть цей список:
1. Актуальні дані в Excel
Відкрийте вашу облікову таблицю і переконайтеся, що:
всі рахунки пронумеровані за однією логікою,
у кожного рахунку вказані дата виписки, строк сплати і статус оплати,
адреси та контактні дані клієнтів актуальні,
не маєте дублікати або тестові записи в таблиці.
2. База даних клієнтів
Створіть окремий список клієнтів з їх повними реквізитами для рахунків — назва, адреса, податкові ідентифікатори, електронна пошта для відправки рахунків і валюта, в якій їм виставляєте рахунки. Цей список найчастіше імпортують першим.
3. Каталог товарів та послуг
Якщо ви повторно виставляєте рахунки за ті самі послуги (погодинна плата, конкретний продукт, тариф), підготуйте їх перелік з назвами, одиничними цінами та податковими ставками. В онлайн-інструменті це стане каталогом товарів, завдяки якому ви будете виставляти рахунки в три кліки.
4. Номерний ряд
Вирішіть, як ви будете продовжувати нумерацію. Більшість інструментів дозволяє задати початковий номер і формат ряду (наприклад, рік-порядок). „Номерний ряд повинен бути суцільним і неперервним — уважно перевірте, щоб не почати з одиниці, якщо у вас вже є виставлені рахунки за цей рік. Якщо ви не впевнені, як краще нумерувати рахунки, перегляньте правила і рекомендовані формати."
Як перенести дані до онлайн-інструмента
Під час переходу на онлайн-рахункування слід одразу враховувати, що вихідні дані ви встановите у новій системі самостійно — майже всі онлайн-інструменти працюють так, що клієнтами та позиціями каталогу ви керуєте вручну або поступово в міру їх виникнення в звичайній практиці. Для малих і середніх фірм це зазвичай не є перешкодою, навпаки — ви отримуєте контроль над тим, що маєте в системі, і на початку впорядковуєте дані.
Перш ніж створити перший рахунок у новому інструменті, перевірте налаштування корпоративних даних, номерних рядів рахунків та податкових ставок. Так ви легко уникнете необхідності виправляти або анулювати перші виписані документи.
Рекомендований порядок міграції даних у трьох хвилях:
Спочатку клієнти — перегляньте історію рахунків і створіть у новому інструменті активних клієнтів, з якими реально працюєте. Неактивні записи не потрібно переносити взагалі.
Потім каталог позицій — повторювальні послуги, продукти і ставки. Це прискорить виставлення майбутніх рахунків.
І нарешті історичні рахунки — і тут варто звернути увагу: у більшості випадків немає сенсу переносити їх до нової системи. Для бухгалтерських цілей вам достатньо зберегти первинні PDF або доступ до старого інструмента. Нову систему починаєте „з чистого аркушу“ першими актуально виставленими рахунками.
Приклад:
На що звернути увагу
Під час переходу найчастіше вирішуються три проблеми:
Несумісні формати даних. Якщо у вас в Excel дати в текстовому форматі або суми з пробілами і валютними знаками, імпорт може їх не розпізнати. Перед завантаженням даних очистіть їх — дати переведіть у справжній формат дати, суми в числовий формат без пробілів і валютних символів.
Податкові ідентифікатори. Перевірте, що у всіх клієнтів правильно вказані податкові ідентифікатори відповідно до правил вашої країни. Онлайн-інструменти часто перевіряють їх формат і можуть відхилити невірний запис.
Налаштування податкових ставок. Перед виставленням першого остаточного рахунка перевірте налаштування ставок ПДВ (або еквіваленту у вашій країні), округлення і валюти. Одна неправильно встановлена ставка означає виправлення документів у майбутньому.
Перший рахунок в онлайн-інструменті
Коли дані в системі, виставлення першого рахунка — це питання хвилини:
Виберіть клієнта зі списку — всі дані заповняться автоматично.
Додайте позиції з каталогу або введіть нову.
Перевірте дату виписки, строк сплати і спосіб оплати.
Скачайте перегляд як PDF і перевірте.
Відправте електронною поштою прямо з інструмента — система контролює доставку і нагадування в разі необхідності.
Порада на початок:
Перший остаточний рахунок надішліть клієнту, з яким у вас добрі відносини, і у якого ви не будете боятися запитати, чи все йому надійшло у порядку. Отримаєте зворотній зв'язок на вигляд і зміст.
Контрольний список для переходу з Excel на онлайн-рахункування
Перш ніж виставити перший остаточний рахунок, пройдіть цей список:
Маю резервні копії первинних даних з Excel у безпечному місці
Вибрав рахунковий інструмент і випробував його в тестовій версії
Клієнти з усіма необхідними даними в системі
Каталог позиций містить повторювальні послуги і продукти
Номерний ряд продовжує останній виставлений рахунок в Excel
Налаштовані податкові ставки, валюти і округлення відповідно до законодавства моєї країни
Шаблон рахунка містить логотип, контактні дані і всі обов'язкові реквізити рахунка
Виставив тестовий рахунок і перевірив PDF вихід
Налаштовані е-мейл повідомлення для платежів і строків
Знаю, як знайти історію рахунків у інструменті та експортувати дані
Коли у вас відмічено всі пункти, можете спокійно закрити Excel. І через кілька тижнів ви зрозумієте, що вже не хочете до нього повертатися.