Електронний рахунок-фактура: що це і як працює в Україні

Рахунок на пошті — ще не е-фактурація

Що таке електронний рахунок-фактура

Електронний рахунок-фактура — це рахунок, який існує лише у цифровій формі: його створюють у програмі, підписують електронним підписом і передають покупцеві без друку. За законом про електронні документи такий документ має ту саму юридичну силу, що й паперовий, якщо містить усі обов'язкові реквізити й підпис автора.

Важлива відмінність: PDF, надісланий електронною поштою, сам по собі не є електронним документом. Це лише зображення рахунку. Юридичну силу йому дає накладений кваліфікований електронний підпис (КЕП). Чим онлайн-виставлення рахунків відрізняється від електронного документа, ми пояснювали у статті про те, як працюють онлайн-фактури.

Як працює е-фактурація: п'ять кроків

1. Створення. Ви формуєте рахунок у програмі або сервісі документообігу: реквізити сторін із кодом ЄДРПОУ або РНОКПП, перелік товарів чи послуг, сума в гривнях.

2. Підписання. На документ накладається КЕП. Саме підпис завершує створення електронного документа.

3. Передання. Рахунок надсилають контрагентові через сервіс обміну або електронною поштою разом із файлом підпису.

4. Підтвердження. Покупець перевіряє підпис і цілісність документа; за потреби підписує його зі свого боку.

5. Зберігання. Оригінал залишається в електронному архіві. Роздруківка оригіналом не вважається.

Які формати використовують в Україні

Єдиного обов'язкового формату для рахунків немає. На практиці використовують:

• PDF із накладеним КЕП — найпоширеніший варіант для обміну з контрагентами;

• структуровані XML-файли — для документів, які приймає податкова, зокрема податкових накладних;

• сервіси електронного документообігу — зберігають документ, підписи та історію передання в одному місці.

Якщо рахунки ви досі складаєте у шаблоні, перевірте, чи він витримає перехід на електронну форму: у статті про рахунок у Word чи Excel ми описали, де закінчуються можливості шаблону.

Що вимагає закон

Електронний рахунок в Україні регулюють три закони: про електронні документи, про електронні довірчі послуги та про бухгалтерський облік. Їхні ключові вимоги:

• Реквізити. Без обов'язкових реквізитів електронний документ не є підставою для обліку.

• Підпис. КЕП прирівнюється до власноручного підпису і підтверджує, що документ не змінювали після підписання.

• Оригінал. Оригіналом є електронний примірник із підписом; на вимогу перевіряльників ви виготовляєте паперову копію.

• Згода сторін. Порядок обміну електронними документами закріплюють у договорі з контрагентом.

• Зберігання. Електронні документи зберігають не менше, ніж паперові аналоги.

Коли електронний рахунок обов'язковий

Загальної вимоги виставляти всі рахунки в електронній формі в Україні немає — ані для бізнесу, ані для державних замовників. Обов'язковим є лише один документ: податкова накладна, яку платники ПДВ складають виключно електронно, підписують КЕП і реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Без реєстрації покупець не отримає податковий кредит.

Рахунок на оплату податкову накладну не замінює. Водночас оплачений рахунок із повними реквізитами може бути первинним документом без окремого акта.

Держава рухається до європейських правил: у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт, який має визначити структуровані електронні документи та закласти основу для е-інвойсингу за стандартами ЄС. На момент написання статті закон не ухвалено.

Переваги та ризики

Переваги:

• документ підписаний і доставлений за хвилини, без пошти й кур'єра;

• дані з рахунку переходять до акта і податкової накладної без переписування;

• архів не губиться і не горить.

Ризики:

• прострочений або чужий КЕП робить документ недійсним;

• PDF без підпису не доведе операцію під час перевірки;

• втрата доступу до архіву дорівнює втраті документів — потрібна резервна копія.