Паперовий чи електронний рахунок? Що каже закон України

Рахунок, акт і податкова накладна — це різні документи

У роботі ФОП і малої фірми трапляються три види документів, і закон ставиться до них по-різному.

• Рахунок (рахунок-фактура) — пропозиція оплатити товар чи послугу з реквізитами сторін: назвою, кодом ЄДРПОУ або РНОКПП, банківським рахунком. Податкова служба вважає, що він має інформаційний характер і зазвичай не є первинним документом. Форму обираєте Ви: папір, PDF або електронний документ.

• Первинний документ — акт наданих послуг, видаткова накладна та інші документи, що фіксують господарську операцію. За законом про бухгалтерський облік їх складають у паперовій або в електронній формі з обовʼязковими реквізитами.

• Податкова накладна — документ платника ПДВ з ІПН продавця і покупця. Її складають лише в електронній формі, підписують кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Саме зареєстрована накладна дає покупцю право на податковий кредит.

Коли електронний документ має юридичну силу

Закон про електронні документи прямо каже: юридичну силу документа не можна заперечити лише через те, що він електронний. Для цього документ повинен мати:

• обовʼязкові реквізити — для первинного документа це, зокрема, назва, дата, назва підприємства або ФОП, зміст і обсяг операції;

• електронний підпис, який ідентифікує особу, що підписала документ.

Закон розрізняє простий, удосконалений і кваліфікований електронний підпис. КЕП має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис. Оригіналом вважається електронний примірник із підписом, а роздруківка — лише копія.

Для рахунку на оплату часто достатньо звичайного PDF. Акт чи накладну, які підтверджують операцію, краще підписувати КЕП.

Скільки зберігати документи

Податковий кодекс встановлює мінімальні строки зберігання первинних документів:

• 1095 днів — для більшості документів, зокрема у ФОП;

• 1825 днів — для платників податку на прибуток і юридичних осіб на спрощеній системі.

Строк рахується з дня подання звітності, для якої використано документ. Якщо відлік строку давності зупинено, строк зберігання продовжується.

Електронні документи зберігають не менше, ніж паперові, і так, щоб можна було перевірити їхню цілісність, тобто разом із підписом. Якщо носій ненадійний, документи дублюють на кількох носіях.

Паперовий рахунок: переваги та недоліки

Переваги

• Не потрібні КЕП і програми.

• Підходить клієнтам, які працюють лише з папером.

Недоліки

• Витрати на друк, конверти й пошту.

• Доставка триває дні, тож і оплата надходить пізніше.

• Документ можна загубити або пошкодити.

• Архів роками займає місце, а дані доводиться переписувати вручну.

Електронний рахунок: переваги та недоліки

Переваги

• Клієнт отримує документ за хвилини і може швидше заплатити.

• Немає витрат на друк і пошту.

• Документи легко шукати та копіювати.

• Платнику ПДВ не потрібно поєднувати паперовий архів з електронними податковими накладними.

Недоліки

• Потрібен чинний КЕП.

• Обмін електронними документами варто погодити з контрагентом.

• Без резервних копій зростає ризик втрати даних.

• Електронною поштою приходять і фальшиві рахунки, що імітують знайомих постачальників.

Що обрати

• Платник ПДВ: податкова накладна завжди електронна, тому логічно перевести в електронну форму й рахунки та акти.

• ФОП без ПДВ: обирайте форму, зручну клієнтам; акт чи накладну підписуйте КЕП.

• Поєднання можливе: електронні документи для більшості клієнтів, папір — для тих, хто його вимагає.