Майбутнє виставлення рахунків в Україні: податкові накладні, е-документи та SAF-T UA

Ключові терміни одним поглядом

Податкова накладна: електронна вже сьогодні

Для платників ПДВ майбутнє вже настало. Податкову накладну складають лише в електронній формі, підписують кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Без реєстрації покупець не отримає податковий кредит, тому контрагенти стежать за цим не менше, ніж податкова.

Що важливо знати на практиці:

• накладні, складені з 1 по 15 число, реєструються до 5 числа наступного місяця, складені з 16 числа до кінця місяця — до 18 числа;

• ці строки діють на час воєнного стану та ще шість місяців після його завершення;

• кожна накладна проходить автоматичний моніторинг ризиків, і реєстрацію можуть зупинити;

• штраф за прострочення залежить від кількості днів: від 2 % суми ПДВ при затримці до 15 днів до 25 % при затримці понад рік.

Рахунок на оплату, навіть найдокладніший, податкову накладну не замінює. Чим відрізняються рахунок, акт і податкова накладна, ми докладно розібрали в статті про рахунок у Word чи Excel.

Первинні документи переходять у цифру

Другий напрям — електронний документообіг між контрагентами. Акт виконаних робіт, видаткова накладна чи договір, підписані КЕП, мають таку саму юридичну силу, як паперові. Для бізнесу це означає три речі:

• документ закривається за хвилини, а не за тиждень поштою;

• дані з акта можна одразу використати для рахунку та податкової накладної;

• архів зберігається в електронній формі: ФОП — не менше 1095 днів, юридичні особи — 1825 днів з дня подання звітності.

Наступний крок держави — електронна товарно-транспортна накладна. Державна система е-ТТН працює з 5 червня 2026 року, а законопроєкт Мінрозвитку передбачає обов'язкову е-ТТН для внутрішніх вантажних перевезень з 1 січня 2027 року. Якщо ви відправляєте або отримуєте товар автотранспортом, КЕП знадобиться і водієві, і комірникові.

Якщо ваші рахунки досі живуть у таблицях, почніть з переходу на онлайн-інструмент — як це зробити без втрати даних, описано в статті про кінець виставлення рахунків в Excel.

SAF-T UA: податкова читатиме облік напряму

SAF-T UA — стандартний аудиторський файл у форматі XML, який містить дані обліку за період: довідники контрагентів і товарів, бухгалтерські проведення, первинні документи. Сьогодні його подають лише великі платники податків на запит ДПС під час перевірки, і на це є два робочі дні.

Національна стратегія доходів до 2030 року передбачає поширення SAF-T UA на всіх платників ПДВ; законопроєкт № 6255 називав дату 1 січня 2027 року, але досі не ухвалений. Для малого бізнесу це сигнал, а не дедлайн: облік має бути структурованим настільки, щоб його можна було вивантажити в один файл.

Європейський вектор

Стратегія доходів також передбачає приведення правил ПДВ у відповідність до директиви ЄС і цифрову трансформацію податкової служби. У самому ЄС з 1 липня 2030 року запрацює реформа ViDA: структуровані електронні рахунки та цифрова звітність стануть обов'язковими для B2B-операцій між країнами-членами. Українських компаній це прямо не стосується, але партнери з ЄС дедалі частіше просять рахунки у структурованому форматі, а не PDF.

П'ять кроків підготовки

1. Отримайте КЕП для всіх, хто підписує документи, і перевірте строк його дії.

2. Перейдіть на електронні акти і накладні з контрагентами — закріпіть порядок обміну в договорі.

3. Налаштуйте контроль строків реєстрації податкових накладних: нагадування на 5 та 18 число.

4. Упорядкуйте довідники: контрагенти з кодами ЄДРПОУ або РНОКПП, товари з одиницями виміру. Це основа і для SAF-T UA, і для автоматичного зіставлення оплат, про яке ми писали в статті про штучний інтелект у виставленні рахунків.

5. Перевірте програму: чи вміє вона експортувати дані у XML і зберігати архів з КЕП.